domingo, 2 de octubre de 2016

Tema 2: Gestión del Tiempo

GESTIÓN DEL TIEMPO.


Este tema es tremendamente importante en la empresa de hoy.
De hecho, en la actualidad rodeados de una tecnología asombrosa, nos resulta casi extraño como se podían hacer antes determinados procesos. Por ejemplo compras y ventas a través del correo normal. ¿Podemos llegar a imaginar el tiempo que se tardaría entre acordar con un proveedor una compra? ¿Lo que llevaba solicitar un catálogo, recibirlo, solicitar un pedido, acordar precios, etc...?

Sin embargo ahora, con el email llevado constantemente en el móvil, la pregunta es cómo dejar de trabajar en cualquier momento...

Tres son las palabras clave para gestionar el tiempo: planificar, delegar y priorizar.

Aquí os dejo un buen y completo artículo, para tener en cuenta.

http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/

También os dejo un video extraordinario para saber más sobre el tema, a modo de gran reflexión:


Y un ejemplo más -mucho más breve- sobre el tema del tiempo:

No obstante, un formidable trabajo sobre este tema es el realizado desde la Junta de Andalucía, cuyo PDF podéis descargar desde este enlace.

http://www.andaluciaemprende.es/wp-content/uploads/2015/02/manual-gestion-del-tiempo.pdf


Por último, os dejo los principios rectores de una excepcional agenda para toda profesional de la Asistencia a la Dirección, que será algo que habrás de saber como el "padre nuestro":

NORMAS A TENER EN CUENTA DE CARA A ESTABLECER LA URGENCIA O PRIORIDAD DE TAREAS…
No olvides que es absolutamente necesario tener previsto el día anterior al menos en formato lista las tareas a ejecutar en cada jornada de trabajo… por lo que dicha previsión no puede convertirse en una norma. Ya será una obligación

  1. Cuando vayas a tener una reunión:
    1. Asegúrate de si has de llevar algún tipo de documentación preparada. Será necesario no sólo que la prepares antes sino que hayas tenido el tiempo suficiente como para familiarizarte con su contenido, detalles, datos más relevantes, etc…
    2. Si debes comprobar el funcionamiento técnico y la entrega de materiales, hazlo con tiempo suficiente para rectificar algún error que pudieras encontrar.

  1. Si debemos llamar a alguna persona de mantenimiento hay que distinguir entre personal propio de la empresa y personal ajeno:
Si es propio hemos de conocer su horario y  condiciones de trabajo a fin de poder encontrarle… teléfonos, extensiones, correo electrónico, etc

Si es ajeno hemos de procurar, dado que ha de desplazarse hasta nuestra empresa, conocer sus horarios de atención al público para llamar lo antes posible a efectos de tener arreglado aquello que se precise lo antes posible.

Por tanto no debemos demorar en exceso las llamadas de este tipo, puesto que cuanto más tarde peor para nosotros.

  1. Si de una tarea nuestra dependen las tareas de otros compañeros, esa tarea se convierte en urgente y prioritaria

  1. Si hemos de hacer diferentes tareas fuera de la empresa en un mismo día, hemos de procurar en la medida de lo posible realizarlas durante el mismo intervalo de tiempo que estamos fuera de la misma. Es decir no salir y entrar, para volver a salir y entrar más tarde.

  1. Cuando el jefe haya de estar reunido con terceras personas, o bien haya de estar sin ser molestado, o bien tenga que salir de la oficina, convendrá que nosotras estemos siempre en la oficina a efectos de sustituirle o recibir toda la información (correo, mensajes, paquetes, llamadas, etc) a él dirigidas. No convendría ausentarnos en dichos momentos.

  1. Si hemos de estar con el jefe, tendremos que estar pendientes de la reunión aun sabiendo que nuestro papel pueda ser secundario, es decir, simplemente escuchar lo que se esté diciendo. No podemos caer en la tentación de estar escribiendo o leyendo otros documentos. En las reuniones se ha de estar a lo que se ha de estar.

  1. Comprobar cada dos horas la agenda de trabajo… y tachar con una sola raya lo que se haya hecho, preferiblemente con un color diferente al que se escribe. Esto nos permitirá comprobar cuando se hizo una determinada tarea y de paso tomar conciencia de que vamos cumpliendo los objetivos lo que verdaderamente nos centrará y animará al mismo tiempo.

  1. Ten presente que el tiempo necesario para ir de un sitio a otro. Si no es así puedes tener un serio disgusto bien por llegar tarde, o bien por no volver a la hora prevista…

  1. Recuerda que si has de acudir con tu jefe a algún lugar de trabajo… el tiempo de viaje juntos puede aprovecharse para preparar la reunión, perfilar detalles, o repasar los últimos contenidos a tratar… Aprovechar todo el tiempo de viaje suele ser útil.

  1. Recuerda que tras una comida de trabajo suele ser un tiempo de trabajo adecuado el tiempo de postre, café y copa. Pero no más allá. Preparar una reunión de trabajo seria tras una comida de empresa no es muy buena idea porque casi todo el mundo pierde mucha capacidad de atención durante el periodo de digestión.

  1. Ten presente que el horario de las administraciones publicas es diferente al de las empresas privadas… aquellas generalmente nos atenderán hasta las 14 horas. Sin embargo entre las 11:30 y las 14:00 horas hay unas grandes colas.

  1. El horario de la banca suele ser por la mañana solamente, si bien algunas entidades financieras ya abren algún día de la semana por la tarde. Asegúrate bien de cuando o que horario te ofrece la entidad financiera de tu empresa antes de concertar algún trabajo con ella.

  1. Aprovecha Internet al máximo en tus relaciones con el exterior, Además de ser muy ágil y preciso, nos permite ahorrar mucho tiempo en todo tipo de gestiones.

  1. No olvides que tus cosas personales habrás de hacerlas solamente cuando no tengas nada que hacer antes relacionado con tu trabajo.

  1. Aprende a decir No a los favores de otros compañeros de trabajo que supongan para ti un robo de tiempo. Está bien la ayuda pero sólo en aquellos casos en los que tú hayas hecho o realizado ya tu trabajo… la única excepción el punto número 3 de esta lista.


  1. Si has de emitir un informe tras tener que recibir a varias personas, es imposible delegar dichas visitas en un compañero. Un informe ha de hacerse con la información “vivida” en directo. Nunca a través de los contado por un tercero.

APLICACIONES DIGITALES PARA GESTIONAR EL TIEMPO.

Evernote:


Google Calendar:

Tareas Outlook Express 2016:

Para saber más:



Tema 1: Código Deontológico del Secretariado.

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DEL SECRETARIADO.

Toda Secretaria de Alta Dirección, o toda profesional de Asistencia a la Dirección, está sometida y regida por un código deontológico. Dicho código es una muestra más del grado de profesionalidad que se exigen en este trabajo, dado que es el único cargo en el Organigrama de la Administración de una empresa que dispone de una deontología profesional definida.

Por favor, pon atención e interiorízalo en todo lo que realices a nivel profesional. Poco a poco con el tiempo, también irás actuando en tu vida personal con este estilo.

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS

(Aprobado por la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias)

1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL :


·                     Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad.
·                     Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
·                     Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión.


2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL:

Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.


El derecho y la obligación del secreto profesional comprenden:

·                     Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.
·                     Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.
·                     La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
·                     La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.
·                     El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.

·                     Relaciones con sus compañeros:

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.       
           La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.

           Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

 ·                     Relaciones con la empresa:
La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.  
    
               La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.

            La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
·                     En relación con su profesión·

La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.       
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.

           Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.

          -  Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia,  y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.

          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.

          - Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.

         - Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.


Una vez estudiado, por favor contesta a las siguientes preguntas... (todas ellas son situaciones reales que se han tenido que afrontar en empresas)

¿Qué hubieras hecho tú?

1.       Tu jefe te indica lo siguiente: “Por favor presta especial atención a tu compañera Patricia. Su abuelo era amigo del mío y le tengo especial aprecio. Cualquier cosa que necesitara ayúdala y por favor, te ruego que me mantengas informado de su evolución en la empresa”.
Con el paso del tiempo y fruto del roce para cumplir dicha orden estableces una relación de amistad con ella, de verdadera amistad.
Un día te indica que está muy preocupada, pero te ruega máxima discreción: le han diagnosticado un cáncer de mamá y al parecer no es bueno el diagnóstico.
¿Le indicarías al Jefe tal hecho?

2.       Un día, sobre las 10:00 horas, tu jefe te indica que has de realizar un trabajo muy urgente para antes de las 10:45… y te pones con ello.
Exactamente a las 10:30 entra un compañero y te pide que hay que reponer el tóner para poder imprimir en la impresora central, que no puede avanzar en su trabajo si no se soluciona.
¿Qué harías entonces?

3.   Una mañana tu jefe te indica que necesita tu asesoramiento: es necesario ascender a un compañero o compañera y te pide su opinión sincera. De entre todos los compañeros el mejor de todos es uno llamado Jesús. Justamente dos días antes, Jesús te había pedido que si llegara el momento hicieras todo lo posible por no recomendarle a él puesto que se ha enamorado recientemente de tu compañera de piso y considera que irse de la ciudad pueda dañar la relación ahora que están comenzando.
¿Qué harías al respecto?

4.       Una compañera de trabajo, curiosamente amiga íntima de una de tus hermanas, te indica que sabe que se van a realizar unas pruebas de admisión para becarios en la empresa. Está desesperada porque su hijo que tiene la carrera de Derecho desde hace 6 años no consigue encontrar ningún trabajo. Por tanto te ruega que medies entre tu jefe y tú para que obtenga una de las plazas de becario. Te insiste que no quiere comprometerte dado que no quiere que le den un puesto de trabajo, sino una plaza de becario donde demuestre que merece la plaza por si mismo…
¿Qué harías al respecto?

5.       Una mañana, tu jefe está esperando a un proveedor muy importante junto a dos socios más de la empresa. Cuando el proveedor llega puntual, comienza la reunión. De repente a los 8 minutos de haber empezado, tu jefe te pide que entres y te encuentras con que el proveedor se muestra muy avergonzado puesto que ha olvidado las copias que pretendía traer hechas para los asistentes a la reunión. Tu jefe te pide que le permitas que desde tu ordenador pueda entrar en su correo personal y reenviar un PDF con el catálogo a los móviles del jefe y los dos socios.

Tú lo haces y tras volver a incorporarse el proveedor a la reunión, decides imprimir en papel el catálogo, hacer las tres copias y entrar en la reunión a repartirlas puesto que sabes que siempre se verá mejor en papel que en la pantalla del móvil. Todo lo haces por tu propio criterio.

Tres días después recibes una preciosa cesta con productos alimenticios delicatesen con una tarjeta que lleva tu nombre más las letras “Gracias por su profesionalidad y el detalle de ayudarme en la reunión con sus compañeros”.

Tu jefe te indica que es un precioso detalle y que si vas a repartir las viandas entre él y sus dos socios… ¿Qué harías?


 
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